UVU POS Wiki

Appearance

Kho hàng (Inventory Management) ​

Tính năng là gì ​

Kho hàng giúp bạn biết mỗi món còn bao nhiêu. Khi bán, hệ thống tự trừ tồn kho; khi nhập hàng từ nhà cung cấp, tồn kho tự cộng lên. Bạn thấy món nào sắp hết, đặt hàng với nhà cung cấp, trả lại hàng lỗi và xem báo cáo doanh thu, giá vốn, lãi theo ngày.

Ai dùng, dùng khi nào ​

AiLàm gì
Chủ cửa hàngBật theo dõi tồn kho cho món, cài mức báo sắp hết
Chủ, quản lýTạo đơn nhập hàng (Purchase Order), nhận hàng, trả hàng, xem báo cáo
Thu ngânKhông cần làm gì: bán hàng trên POS là tồn kho tự trừ

Dùng cho món đếm được: chai nước, bánh làm sẵn, hàng bán lẻ. Món pha chế tại chỗ thường không cần theo dõi.

Cần chuẩn bị trước ​

  • Món cần bật Inventory Management trong form món (xem Menu và món).
  • Menu của món phải đang được một cửa hàng dùng. Mỗi cửa hàng có một kho riêng, tạo sẵn cùng cửa hàng. Màn hình tồn kho chỉ hiện món đã có kho.
  • Muốn tạo đơn nhập hàng: tạo nhà cung cấp trước ở Suppliers.

Hoạt động thế nào ​

  • Bán hàng: tồn kho bị trừ khi order được gửi bếp. Huỷ món hoặc huỷ order thì số lượng được cộng lại.
  • Nhập hàng: khi bạn bấm Receive trên đơn nhập hàng, tồn kho cộng thêm số lượng trong đơn.
  • Trả hàng: khi bạn bấm Mark as returned, tồn kho trừ đi số lượng trả.

Hướng dẫn từng bước ​

1. Bật theo dõi tồn kho cho món ​

  1. Portal › Products › sửa món.
  2. Bật Inventory Management, điền SKU (mã hàng), Initial Stock (số lượng hiện có), Low Stock Alert (khi còn bằng hoặc ít hơn số này thì báo sắp hết).
  3. Lưu.

Phần Inventory Management của món

2. Xem tồn kho và món sắp hết ​

  1. Portal › Menu › chọn menu › Inventory.
  2. Bảng hiện Item Name, SKU, Quantity (tồn hiện tại), Reorder Level (mức báo), Status (ví dụ Low stock khi sắp hết).
  3. Bấm Edit stock settings để sửa số lượng hoặc mức báo.

Trên POS mobile, mục Menu › Inventory cũng xem được tồn kho, lọc món còn hàng / sắp hết / hết hàng.

3. Thêm nhà cung cấp (Suppliers) ​

  1. Portal › Inventory Management › Suppliers.
  2. Điền Name, Code, Phone, Email, địa chỉ, Staff in charge (nhân viên phụ trách), Tags… và Status (đang hợp tác hay ngưng).
  3. Lưu.

4. Tạo đơn nhập hàng (Purchase Orders) ​

  1. Portal › Inventory Management › Purchase Orders › thêm mới.
  2. Chọn Store (cửa hàng nhận hàng), Supplier, Staff in charge, Expected delivery (ngày dự kiến giao), ghi chú.
  3. Thêm từng dòng món với số lượng và Unit cost (giá nhập một đơn vị).
  4. Bấm Save as draft (lưu nháp) hoặc Create purchase order (gửi đơn, trạng thái chờ hàng).

Form tạo đơn nhập hàng

5. Nhận hàng (Receive) ​

  1. Khi hàng tới, mở đơn trong Purchase Orders.
  2. Bấm Receive. Tồn kho các món trong đơn tăng lên ngay.

Ví dụ: tồn nước suối đang 12 chai, đơn nhập 48 chai. Sau Receive, tồn là 60 chai.

6. Trả hàng cho nhà cung cấp (Return Orders) ​

  1. Portal › Inventory Management › Return Orders › tạo mới.
  2. Chọn một đơn nhập hàng đã nhận (Received).
  3. Điền Return qty (số trả), Refund method (Cash, Bank transfer, Store credit), Reason.
  4. Bấm Mark as returned khi hàng đã gửi trả: tồn kho giảm.
  5. Khi nhà cung cấp hoàn tiền, bấm Mark as refunded để ghi nhận.

Form tạo đơn trả hàng

7. Xem báo cáo bán hàng của kho (Reports) ​

  1. Portal › Inventory Management › Reports › Daily Sales Report.
  2. Báo cáo hiện Qty Sold (số bán), Revenue (doanh thu), Cost (giá vốn), Profit (lãi), Margin (tỉ lệ lãi).
  3. Bấm Export để tải file.

Ví dụ: bán 30 bánh croissant giá $3.50, giá vốn $1.20: Revenue $105.00, Cost $36.00, Profit $69.00, Margin khoảng 66%.

Lưu ý / câu hỏi thường gặp ​

  • POS không chặn bán khi hết hàng. Nhân viên thấy hàng thật trước mặt, nên POS vẫn bán và tồn kho có thể xuống số âm. Chỉ đơn đặt online bị chặn: món hết hàng hiện Out of Stock trên trang đặt món, và đơn đặt quá số tồn sẽ bị từ chối.
  • Không có thông báo tự động khi món sắp hết. Bạn xem cột Status trong màn hình Inventory.
  • Đơn nhập hàng chỉ nhận đủ một lần. Chưa nhận được từng phần. Nếu hàng giao thiếu, nhận đơn rồi tạo đơn trả hàng cho phần thiếu, hoặc tạo đơn nhập mới cho phần còn lại.
  • Đơn nhập hàng không sửa được sau khi tạo. Sai thì huỷ (Cancel order) và tạo đơn mới.
  • Đơn đã nhận không huỷ được. Muốn trả lại hàng, tạo Return Order.
  • Không trả quá số đã nhận trong đơn nhập.
  • Mark as returned không hoàn tác được. Kiểm tra số lượng trước khi bấm. Mark as refunded chỉ để ghi nhận, không cộng trừ tồn kho.