Appearance
Báo cáo doanh thu (Dashboard và Reports)
Tính năng là gì
Có hai nơi xem doanh thu, cùng một cách tính:
- Portal › Dashboard: chủ cửa hàng xem theo ngày, tuần, tháng, theo từng cửa hàng.
- Reports trên máy POS: báo cáo cuối ngày cho quầy, xem theo từng máy, và in ra giấy.
Mọi con số đi theo một "thác nước": từ tiền hàng (Gross Sales), trừ giảm giá ra tiền bán thật (Net Sales), cộng thuế, tip, phí ra tiền thực thu (Total Collected). Tổng các phương thức thanh toán luôn bằng Total Collected.
Ai dùng, dùng khi nào
- Chủ / quản lý: xem Dashboard mỗi ngày, so sánh các khoảng thời gian.
- Thu ngân / quản lý ca: cuối ngày xem Reports trên máy POS, in báo cáo, đối chiếu với két tiền và chốt thẻ.
Cần chuẩn bị trước
- Quyền nhân viên Report: xem, và print report để in. Vai trò cashier mặc định có cả hai. Xem Nhân viên và phân quyền.
- Device profile của máy POS phải cho xem báo cáo (Full POS, Payment Only; Order Only và Express không có). Xem Thiết bị.
- Muốn chia theo ca: đặt giờ ca ở Portal › Settings › Shift Management và dùng Quản lý tiền mặt (mở / đóng ca).
- Dashboard trong Portal chỉ dành cho chủ tài khoản.
- POS mobile: màn hình Reports cần Internet.
Hoạt động thế nào
- Chỉ tính order đã trả tiền, theo ngày trả tiền, theo giờ của cửa hàng. Order còn mở và order đã huỷ không vào doanh thu; chúng có ô đếm riêng.
- Hoá đơn chia nhiều phần (split) được tính là một check.
Các con số nghĩa là gì
Ví dụ một ngày của quán trà sữa:
| Dòng (tên trên màn hình) | Nghĩa | Ví dụ |
|---|---|---|
| Gross Sales | Tiền hàng theo giá niêm yết: giá món + topping / add-on × số lượng. Chưa trừ giảm giá, chưa thuế, chưa tip, chưa phí | $1,050.00 |
| − Promotions | Giảm giá do khuyến mãi (ví dụ Happy Hour) | −$30.00 |
| − Item discounts | Giảm giá từng món | −$25.00 |
| + Item surcharges | Phụ thu từng món | +$5.00 |
| − Order discounts | Giảm giá cả hoá đơn | −$30.00 |
| − Coupons | Mã giảm giá | −$10.00 |
| − Loyalty redeemed | Khách đổi điểm thưởng | −$15.00 |
| − Member discounts | Giảm giá thành viên | −$5.00 |
| − Refunds | Tiền đã hoàn cho khách | −$20.00 |
| = Net Sales | Tiền bán hàng thật sau mọi giảm giá và hoàn tiền | $920.00 |
| + Surcharges | Phụ thu cả hoá đơn | +$10.00 |
| + Tax | Thuế thu hộ (không phải doanh thu của quán) | +$76.00 |
| + Tips | Tip, tách ra Auto tips (card), Auto tips (cash) (tip tự cộng cho bàn đông) và Customer tips (khách tự cho) | +$90.00 |
| + Membership fees | Tiền khách mua / gia hạn thẻ thành viên | +$20.00 |
| + Service / delivery fees | Phí dịch vụ, phí giao hàng (chỉ hiện khi có) | +$0.00 |
| − Cash discount / + Card processing fee | Giảm cho khách trả tiền mặt / phí cộng khi trả thẻ (chỉ hiện khi cửa hàng dùng) | −$6.00 |
| = Total Collected | Tổng tiền thực thu | $1,110.00 |
Bên dưới còn ba dòng tham khảo: Total revenue, before tax and tips (Net Sales + phụ thu + phí thành viên), Total discounts (tổng mọi khoản giảm giá: khuyến mãi, giảm từng món, giảm cả hoá đơn, coupon, đổi điểm, thành viên), Total cash (tiền mặt).
Payments & cash (tiền vào bằng cách nào): Cash (tiền mặt), Card (thẻ), 3rd Party (app giao hàng). Cộng lại bằng Total Collected.
Counts (các ô đếm):
| Ô | Nghĩa |
|---|---|
| Total orders | Số order tạo trong kỳ, gồm cả chưa trả và đã huỷ |
| Paid checks | Số hoá đơn đã thu xong (hoá đơn split tính 1) |
| Payments | Số lần thu tiền (hoá đơn chia 3 phần = 3 lần) |
| Open at period end | Hoá đơn còn mở cuối kỳ: số lượng và số tiền còn phải thu |
| Voided checks | Hoá đơn đã huỷ: số lượng và số tiền |
| Items sold | Số món bán ra (không tính món đã huỷ) |
| Paid rate | Tỷ lệ hoá đơn đã trả trên tổng hoá đơn (đã trả + còn mở) |
| Memberships sold | Thẻ thành viên bán ra: New (mới) và Renewals (gia hạn) |
| Average check (Dashboard) | Trung bình một hoá đơn = Net Sales ÷ Paid checks |
Shift totals (theo ca): tiền thu được trong các ca tiền mặt Morning / Afternoon / Evening, kèm số order. Ca được tính theo giờ mở ca trên máy POS.
Bill (bấm Click to see details): số hoá đơn có giảm giá, có coupon, có đổi điểm, có giảm giá thành viên, có phụ thu, có giảm / phụ thu từng món, hoá đơn huỷ, hoá đơn có món bị huỷ. Đây chỉ là ô đếm để bạn biết, không cộng vào doanh thu.
Hướng dẫn từng bước
1. Xem Dashboard trong Portal
- Vào Portal › Dashboard.
- Chọn cửa hàng (Select store) và khoảng thời gian: Today, Last 7 Days, Last 30 Days, Last 90 Days hoặc Custom.
- Hàng đầu: Gross Sales, Net Sales, Total Collected, Average check.
- Kéo xuống: Payments & cash / Payment mix (tỷ lệ theo phương thức), Sales by Hour (bán theo giờ trong ngày, giờ đông nhất), Sales breakdown (thác nước ở trên, theo ca, theo kênh bán, món bán chạy), Counts.
2. Xem báo cáo cuối ngày trên máy POS
- Bấm Reports ở menu bên trái.
- Chọn ngày (hoặc khoảng ngày).
- Chọn máy: quản lý chọn All Devices (cả cửa hàng) hoặc một máy POS. Nhân viên không có quyền quản lý thiết bị chỉ xem được máy đang dùng ("Report is locked to this device").
- Đọc theo thứ tự: 3 số lớn trên cùng → Payments & cash → Sales breakdown → Counts → Shift totals → Bill.
3. In báo cáo
- Trên màn Reports, bấm Print.
- Máy in hoá đơn in Daily Summary Report (doanh thu, tiền thu, số đếm, ca, thành viên, món), kèm dòng Print by: tên người in.
- In xong két tiền tự mở để bạn đếm tiền.
Lưu ý / câu hỏi thường gặp
- Báo cáo theo máy tính tiền theo máy thu tiền. Order tạo ở máy A nhưng thu ở máy B được tính cho máy B.
- Tax và tip không phải doanh thu của quán: chúng nằm giữa Net Sales và Total Collected.
- Order mở hôm qua, trả hôm nay được tính vào hôm nay (ngày trả tiền).
- Hoàn tiền thẻ hoặc huỷ giao dịch (Settlements) làm số báo cáo đổi theo: hoàn tiền vào dòng Refunds, huỷ (void) thì order quay lại chưa trả.
- Total cash khác Expected Cash của ca: Expected Cash còn cộng tiền đầu ca và trừ tiền rút. Xem Quản lý tiền mặt.
- Đơn từ app giao hàng (DoorDash, UberEats) có trong 3rd Party và trong doanh thu.
- Bản in theo đúng máy bạn đang chọn trên màn Reports (một máy hoặc All Devices).
- Số trên bản in, trên màn POS và trên Dashboard dùng chung cách tính; nếu thấy khác nhau, kiểm tra lại bạn đang xem cùng ngày, cùng cửa hàng, cùng máy.