Gọi món (Order)

Tính năng là gì

Order là phiếu gọi món của một bàn hoặc một khách. Trên máy POS, nhân viên chọn món, thêm topping và ghi chú, rồi bấm Send để gửi xuống bếp. Order được lưu vào hệ thống, nên mọi máy POS trong cửa hàng đều thấy cùng một order, và bếp nhận phiếu ngay.

Ai dùng, dùng khi nào

• Thu ngân, phục vụ: nhận món tại quầy hoặc tại bàn, gửi bếp, sửa order khi khách đổi ý.
• Quản lý: huỷ order, chuyển hoặc gộp bàn, xem lại order trong Portal (Orders).
• Bếp: nhận phiếu món trên màn hình bếp (KDS) hoặc máy in bếp.
• Khách: tự gọi món qua mã QR ở bàn, kiosk hoặc trang đặt món online. Các order này cũng hiện trên POS.

Cần chuẩn bị trước

• Menu đã có món: xem Menu. Máy POS chỉ hiện món của menu đang gắn với cửa hàng.
• Loại order: Portal › Settings › Order Types. Một cửa hàng mới có sẵn Dine In (ăn tại chỗ), To Go (mang đi), Pick up (khách tự đến lấy) và vài loại khác. Ở mỗi loại order bạn có thể thêm Form Fields (thông tin cần hỏi khách, ví dụ tên, số điện thoại, địa chỉ).
• Loại order nào hiện trên POS: Portal › Settings › Client Management › Client Settings. Mặc định POS có Dine In, To Go, Pick up.
• Máy in bếp hoặc màn hình bếp: xem In ấn và Thiết bị. Màn hình bếp cần add-on Kitchen Display — liên hệ UVU.
• Quyền nhân viên (Portal › Employees › Permissions): nhóm POS cho phép xem màn hình bán hàng, thanh toán (payment) và huỷ order (cancel). Vai trò server chỉ gọi món, không thu tiền.
• Bàn: nếu phục vụ tại bàn, tạo bàn trước — xem Bàn và sơ đồ bàn.

Hoạt động thế nào

• Món đi tới đúng trạm bếp đã gán cho món đó trong Portal (màn hình bếp, máy in bếp, máy in tem).
• Bấm Send nhiều lần thì bếp chỉ nhận món mới thêm, không nhận lại món cũ.
• Khi một món đã gửi bếp bị giảm số lượng, bếp nhận phiếu huỷ và món đó hiện là CANCELED trên màn hình bếp.

Hướng dẫn từng bước

1. Bắt đầu order

1. Vào POS ở menu bên trái. Nếu phục vụ tại bàn, vào Table, bấm vào một bàn trống, nhập Number of Guests (số khách), máy tự chuyển sang màn hình gọi món.
2. Ở đầu giỏ hàng, chọn Type (loại order: Dine In, To Go…), bàn (Table) và khách (Guest). Bấm vào phần khách để chọn khách quen (Select Customer) hoặc Order as anonymous guest (khách lẻ).
3. Nếu loại order có Form Fields mà order chưa có bàn hay khách, máy hỏi Customer Information (tên, số điện thoại, địa chỉ). Điền rồi bấm Save to Order.

2. Thêm món, topping, add-on và ghi chú

1. Chọn danh mục ở thanh trên (All = mọi món) hoặc gõ tên vào Search items....
2. Bấm vào món. Bảng Item Modifier mở ra:
   • Toppings: nhóm có chữ Required là bắt buộc chọn; Allow multiple cho chọn nhiều.
   • Add-ons: món thêm có tính tiền.
   • Special Instructions: ghi chú cho bếp, ví dụ "ít đá".
   • Giảm giá hoặc phụ thu riêng cho món này (theo % hoặc số tiền), chọn lý do có sẵn như "Happy Hour".
3. Dùng nút + / − để đổi số lượng. Giá topping và add-on nhân theo số lượng món (2 ly × topping $0.50 = $1.00).

3. Thêm món ngoài menu (custom item)

1. Bấm Add Custom Product.
2. Nhập tên, giá, ghi chú, và chọn món này in ra đâu (máy in hoá đơn, bếp, tem, Extra kitchen printers).
3. Lưu. Món tự do luôn bị tính thuế. Nhân viên cần quyền thêm món tự do.

4. Gửi bếp

1. Bấm Send. Order được lưu và phiếu món đi tới bếp.
2. Muốn in lại phiếu bếp: bấm Re-print, chọn món, bấm Print Selected.

5. Giảm hoặc huỷ món đã gửi bếp

Món đã gửi bếp chỉ được giảm số lượng, và phải có lý do.

1. Bấm − ở món đã gửi. Cửa sổ Reduce quantity mở ra.
2. Chọn Quantity to cancel (số phần huỷ, hoặc All) và chọn lý do.
3. Đọc cảnh báo nếu có: phần bếp đã làm sẽ tính là hao hụt; phần đã mang ra cho khách sẽ bị bỏ khỏi hoá đơn.
4. Bấm xác nhận rồi Send để lưu. Bếp nhận phiếu huỷ.

Huỷ cả order: bấm Cancel, chọn lý do (cần quyền cancel).

6. Chuyển bàn và gộp bàn

• Transfer (chuyển): chuyển order sang bàn trống khác, hoặc sang To Go. Bàn cũ được giải phóng.
• Merge (gộp): gộp order này vào order của một bàn đang có khách.

Cả hai cần order đã lưu (đã bấm Send ít nhất một lần).

7. Nhận order online và order QR

• Order khách gọi bằng QR ở bàn: đi thẳng vào order của bàn đó và xuống bếp, nhân viên không cần xác nhận.
• Order từ trang đặt món online và app giao hàng: máy POS kêu chuông và hiện New Online Order. Bấm Go to Online Orders (hoặc I got it để xem sau). Trong Table › tab Online Orders:
  1. Accept Order — nhận order (chỉ với order đang chờ xác nhận, ví dụ khi tắt tự động nhận order từ app giao hàng).
  2. Confirm to Ready — món đã xong.
  3. Mark Delivered — đã giao cho khách.
  4. Hoặc Cancel Order kèm lý do để từ chối.

Lưu ý / câu hỏi thường gặp

• Chưa bấm Send mà chuyển sang màn hình khác: giỏ hàng bị xoá, bàn vừa mở được trả lại trạng thái trống.
• Không chuyển / gộp được: không chuyển sang bàn đang có khách; không gộp order đã có coupon, đổi điểm hoặc gói thành viên; order đã chia hoá đơn thì không chuyển, gộp hay huỷ được.
• Món đã huỷ ở bếp không khôi phục được — thêm lại món mới.
• Không có tính năng giữ order (hold). Order chưa thanh toán vẫn nằm trên bàn hoặc trong Active Orders.
• Tồn kho: bán tại POS vẫn được dù hết hàng (số tồn có thể âm). Chỉ order online bị chặn khi hết hàng.
• Máy POS di động làm được như máy POS web. Khi mất mạng vẫn lên order và gửi bếp được (in thẳng ra máy in bếp), nhưng chuyển, gộp, chia hoá đơn và in lại phiếu cần có mạng.
• Số order có dạng OD-0001, đếm lại từ đầu mỗi ngày theo giờ cửa hàng.